Sono sempre di più le aziende che stanno adottando il modello “zero meeting”, cioè la cancellazione delle riunioni settimanali perché dispersive e non convenienti.

Le riunioni sono un importante momento di condivisione delle informazioni tra colleghi, ma alcune imprese hanno deciso di limitarle.

Shopify, dall’inizio dell’anno, ha deciso di cancellare d’ufficio tutte le riunioni ricorrenti in cui sono coinvolti tre o più dipendenti. Tobi Lutke, CEO e fondatore di Shopify, spiega così la sua decisione: “La cosa migliore che noi fondatori possiamo fare è sottrarre. È molto più facile aggiungere cose che togliere. Quando si accetta di partecipare a un meeting, automaticamente ci togliamo la possibilità di applicarci ad altre cose che avrebbero potuto essere fatte in quel dato tempo”.

Il tempo speso in riunione è diventato eccessivo

L’azienda canadese si occupa di creare e gestire siti di e-commerce in tutto il mondo e con l’arrivo della pandemia ha visto triplicare le ore spese in riunione dai propri dipendenti. Una riunione estesa anche a persone non realmente coinvolte sul tema non porta alcun valore aggiunto. Il tempo impiegato da queste persone non è produttivo e l’azienda è così costretta a sostenere un costo in più.

L’invito di Shopify è quindi quello di calendarizzare solo le riunioni davvero essenziali, a patto che queste non vengano mai fissate di mercoledì. Questo giorno, scelto dall’azienda, deve essere interamente dedicato alla produttività. Le riunioni con un maggior numero di persone non vengono del tutto eliminate, ma viene chiesto di fissarle solo di giovedì, in uno slot di 6 ore.

La posizione delle altre aziende

Dai dati messi a disposizione da Microsoft emerge che, con il lavoro agile, il tempo su Teams è aumentato del 252% rispetto al 2020 e il numero delle riunioni è salito del 153%.

Insieme a Shopify, anche altre compagnie hanno scelto la politica “zero meeting”. Tra queste troviamo Meta, la società di Mark Zuckerberg che controlla Facebook, Instagram e WhatsApp, e altre importanti realtà digitali come Satispay; tutte queste aziende hanno deciso di tagliare in modo importante le riunioni.

Più produttività e migliore efficienza

La compagnia canadese sta pensando inoltre ad ulteriori strumenti per limitare gli incontri, tra cui:

• dare ai dirigenti un budget di ore di riunione da non superare;
• dotare gli schermi delle videochiamate di un contatore che riporta il costo che l’azienda sta sostenendo in quel momento per quella riunione.

In fondo, come sostiene Nejatian, vicepresidente di Shopify, “La risorsa più importante che abbiamo è il tempo dei singoli dipendenti”.