Il lavoratore che utilizza la propria auto per motivi di lavoro e svolge incarichi aziendali ha diritto al rimborso del costo sostenuto.

Gli importi rimborsati sono generalmente deducibili dal datore di lavoro ed esenti da tassazione per il lavoratore ma solamente se riferiti a spostamenti che avvengono al di fuori del comune dove ha sede l’azienda.

Il rimborso chilometrico non spetta soltanto ai dipendenti, ma anche agli amministratori, ai soci ed ai soggetti esterni legati all’azienda da contratti di collaborazione, anche occasionale.

Come avviene il calcolo dei rimborsi?

Il calcolo delle somme da rimborsare si effettua tramite tabelle presenti sul sito Aci, e pubblicate con aggiornamento ogni anno nella Gazzetta Ufficiale,, che tengono conto di costi non proporzionali (quota interessi, rca, e tassa automobilistica) e di costi proporzionali (quota capitale, carburante, pneumatici, manutenzioni e riparazione) il tutto espresso in funzione dei km percorsi dal proprio specifico veicolo.

Il sito Aci, previa registrazione, permette di effettuare il calcolo in modo automatico.

E’ possibile utilizzare importi diversi da quelli Aci?

È possibile ma: 

• se l’importo è inferiore a quello Aci, per il lavoratore resta il diritto a vedersi rimborsare la differenza; nessun problema sorge invece in merito all’imponibilità fiscale e contributiva essendo il rimborso più basso di quello previsto;
• se al contrario l’importo rimborsato è superiore a quello Aci, l’eccedenza è da considerare reddito da assoggettare a contributo e imposte.

Prassi aziendali

È consigliabile autorizzare formalmente il lavoratore all’utilizzo dell’auto propria per motivi di lavoro tramite idonea comunicazione scritta così come predisporre un modulo attraverso il quale richiedere il rimborso chilometrico a seguito di effettuazione di trasferta.

Quanto sopra, oltre che per la corretta gestione amministrativa, risulta particolarmente utile in caso di verifica ispettiva per dimostrare la genuinità delle trasferte stesse e dei relativi rimborsi.

Elaborazione busta paga 

L’importo da pagare al dipendente va indicato in busta paga, specificando i chilometri percorsi e il costo per chilometro. A differenza della normale retribuzione, questi importi subiscono una tassazione differente a seconda del luogo in cui è avvenuta la percorrenza:

• all’interno del Comune in cui è situata la sede abituale di lavoro: il rimborso chilometrico concorre a formare il reddito ed è quindi normalmente tassato;
• in un Comune diverso da quello della sede di lavoro: il rimborso chilometrico è esente da imposizione fiscale e contributiva.

Per quanto riguarda l’azienda, il pagamento del rimborso chilometrico rientra tra i costi di impresa ed è quindi deducibile purché la potenza del veicolo non sia superiore a:

• a 17 cavalli fiscali se benzina;
• a 20 cavalli fiscali se diesel.

E il parcheggio?

Il rimborso di queste spese è esente da imposizione fiscale e contributiva ma solo se per quella data trasferta è stato adottato il metodo analitico ma comunque fino a un importo massimo di € 15,49 giornalieri (€ 25,82 per trasferte all’estero).

Al contrario, il rimborso di queste spese è imponibile se il datore di lavoro ha adottato i sistemi del rimborso forfettario e misto.